Viele Unternehmen setzen auf E-Mail Marketing und möchten durch einen Newsletter in den Köpfen ihrer Kunden bleiben. Als externer Datenschutzbeauftragter erhalten wir regelmäßig anfragen unserer Kunden zu diesem Thema. Möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Newsletter den Datenschutzrichtlinien entspricht? Hier sind einige Schritte, die Sie beachten sollten:
- Bevor Sie jemandem Ihren Newsletter senden, ist eine klare Zustimmung erforderlich. Durch das Double Opt-in Verfahren muss der Empfänger eine E-Mail erhalten und über einen darin enthaltenen Link bestätigen, dass er den Newsletter wirklich abonnieren möchte.
- Bei der Anmeldung ist es Pflicht, auf Ihre Datenschutzregelungen hinzuweisen und zu erläutern, wie Abonnentendaten verwendet werden, wann diese wieder gelöscht werden und über Betroffenen rechte aufzuklären.
- Das ideale Anmeldeformular erfasst nur die E-Mail-Adresse des Abonnenten.
- Verknüpfungen zwischen der Newsletter-Anmeldung und anderen Angeboten sollten vermieden werden.
- Abonnenten sollten jederzeit die Möglichkeit haben, sich vom Newsletter abzumelden und Sie sollten in der Lage sein, ihre Daten DSGVO-konform zu löschen. Ein Abmeldelink sollte in jedem Newsletter enthalten sein.
Was Sie bei einem externen Newsletter-Dienst beachten müssen?
Die DSGVO stellt strenge Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten. Daher ist es wichtig, dass Ihr Newsletter-Dienst diese Anforderungen erfüllt:
- Die Datenlagerung sollte innerhalb der EU erfolgen.
- Unterstützung des Double Opt-in Verfahrens ist unerlässlich.
- Abonnentendaten sollten gemäß DSGVO gelöscht werden können.
- Ein Auftragsverarbeitungsvertrag muss mit dem Dienst abgeschlossen werden.
Kann man Newsletter gemäß DSGVO auch ohne Zustimmung versenden?
Durch das Double Opt-in Verfahren wird gewährleistet, dass Abonnenten ihre Zustimmung ausdrücklich erteilt haben. Laut dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) und der DSGVO ist diese Zustimmung zwingend. Nur in seltenen Fällen, wie bei B2B-Stammkunden, gibt es Ausnahmen.
DSGVO-Verstöße können zu empfindlichen Strafen führen und das Vertrauen der Kunden untergraben. Ein unsachgemäßer Umgang mit Kundendaten kann das Unternehmensimage beeinträchtigen und Kunden zu konformeren Anbietern treiben. Daher ist die Wahl eines DSGVO-konformen Newsletter-Dienstes von größter Bedeutung.